Sjedim na sastanku i brojim ovce. Gledam kroz prozor ili iznad ekrana i razmišljam što ću jesti. Netko ne prestaje pričati, nikako da dođemo do teme. Zvuči poznato? Kako voditi sastanak je jedno od važnih pitanja u poslovnom svijetu, a kako učinkovito voditi sastanak je prava vještina. U ovom tekstu donosimo agilni pristup sastancima.
Za dobar sastanak važno je odrediti tip sastanka, trajanje sastanka, uloge na sastanku i raspored tema na sastanku, zatim je važno moderirati sastanak i na kraju predočiti zaključke sastanka i napraviti follow-up zadataka.
Rea Car savjetuje kako voditi sastanak
Kako voditi sastanak na agilni način reći će nam Rea Car, magistra informatike. Rea radi kao Software Quality Assurance Manager u Hamburgu u poduzeću Krüss na softverskim projektima.
Ako imaš koje pitanje za Reu vezano uz agilne metodologije, možeš joj se javiti na LinkedIn.
Agilne metode stavljaju naglasak na osobe i međuljudske interakcije znatno više nego na alate i razvojni proces nekog projekta. Ova metoda rada posebna je po tome što stalno preispituje i testira dosadašnje rezultate i komunicira s klijentom koji je naručio određeni proizvod. Najčešće se koristi prilikom izrade softverskih proizvoda, no u posljednje vrijeme dobiva na popularnosti u mnogim drugim sektorima.
1. Odredi tip sastanka (Scrum tipovi sastanka)
Sastanci su u uredskom okruženju postali neizostavni element svakog poslovanja. Istovremeno, nerijetko su i karakterizirani kao izvor frustracija, nezadovoljstva i gubitka vremena. Kao i svako drugo područje, važno je definirati određene smjernice koje unaprijeđuju ovaj segment poslovanja. Ovisno o tipu sastanka, određivat će se potrebni koraci i tehnike.
Za početak, potrebno je napraviti listu svih sastanaka koji se provode u nekom poslovanju. Nadalje, sastanke je potrebno grupirati s obzirom na njihov sadržaj ili tip. Prilikom ovakve kategorizacije potrebno je odgovoriti na iduća pitanja za svaki sastanak:
- koji je cilj sastanka
- koji su sudionici sastanka
- je li sastanak planiran unaprijed ili je spontan
- koliko svaki sastanak traje u prosjeku
Nakon što su sva pitanja odgovorena, slijedi grupacija sastanka. U ovom trenutku možemo vidjeti imamo li određene sastanke koji se međusobno preklapaju, sastanke koji obuhvaćaju istu temu ali imaju drugačije sudionike, ili pak sastanke kojima su cilj i svrha nejasni.
Ukoliko ne radite u Scrum-u ili u nekoj drugoj agilnoj metodologiji, gdje su vrste sastanka unaprijed definirane, sigurno je da ćete prilikom ovakve kategorizacije naići na veliki broj sastanka koji zapravo nisu jasno definirani i za većinu sudionika nemaju smisla. S druge strane, vjerovatno ćete uočiti kako neki sastanci u potpunosti nedostaju, te kako zaposlenici redovito gube informacije.
Scrum metodologija poznaje 4 tipa sastanka:
(a) Sprint Planning
Kao što i samo ime kaže, cilj ovog sastanka je upoznati tim sa nadolazećim aktivnostima i ciljevima koje želimo ostvariti. Najmanja vremenska jedinica Scrum-a je takozvani Sprint, koji u praksi traje 2-3 tjedna. S obzirom na to, ovaj se sastanak fokusira na planiranje za samo nadolazeći vremenski period. Održava se na početku svakog novog Sprinta.
(b) Sprint Review
Sastanak čiji je cilj prikaz napravljenog posla. U svijetu softvera, ovaj je sastanak najčešće u obliku prezentacije novog dijela softvera. Obuhvaća iduće:
- što smo napravili i što nismo
- na koje smo prepreke naišli i kako smo ih riješili
- što planiramo napraviti dalje
- feedback ostalih sudionika sastanka koji nisu aktivno radili u prezentiranom projektu
Ovaj sastanak se vodi na samom kraju jedne Sprint iteracije.
(c) Sprint Retrospektiva
Sastanak koji pripada samo timu koji zajedno radi na nekom projektu. Ovaj sastanak služi za reflektiranje rada, procesa i bilo kakvih elemenata koji su utjecali na obavljeni posao. Ovime tim može jasno definirati barijere, ali istovremeno i pronaći rješenja koje će se u budućnosti moći primjeniti na daljnji rad.
Poput Sprint Reviewa, ovaj se sastanak isto odvija na kraju Sprint-a, te zaokružuje timski rad u proteklih nekoliko tjedana.
Postoje stotine tipova retrospektivi, te online platformi gdje svatko tko traži nove ideje za retrospektivu može pronaći nešto novo.
Retromat je na primjer, jedna od poznatijih stranica prepuna ideja i primjera raznih retrospektivi. Važno je napomenuti kako se retrospektive u osnovi ipak dijele na one koje se mogu primjenjivati u relativno novim i neiskusnim agilnim timovima, dok se kompleksnije čuvaju za tim koji ima mnogo iskustva s agilnim metodologijama ili samim Scrumom.
Ovdje možete vidjeti primjer retrospektive.
(d) Daily Stand-Up
Dnevni scrum predstavlja „stand-up“ sastanak na kojem sudjeluju svi članovi razvojnog tima u svega 15 minuta odgovaraju na 3 pitanja:- što je napravljeno jučer,
– što će se napraviti danas,
– kakve su (ukoliko postoje) prepreke na putu?
Važno je napomenuti kako agilne metode, pa tako i Scrum, polažu svoje vrijednosti na direktnoj komunikaciji. Samim time što Scrum ima 4 tipa sastanka, koji se provode u točno određenim vremenskim intervalima sa točnom određenim sudionicima, ne isključuju se drugi oblici neposredne komunikacije. Dnevni razgovori, rasprave, kolaboracija unutar i izvan tima je jedna od temeljnih odlika agilnosti. Unatoč tome, smjernice za vođenje uspješnih sastanka nikada nisu na odmet. One će naravno, ovisiti o tipu sastanka te o radnom okruženju.
2. Odredi trajanje sastanka (Timebox)
Koliko ste se puta našli u situaciji gdje se kratki sastanak pretvara u sastanak bez kraja? Sudionici koji više ne mogu držati koncentraciju, različite teme bez logičnog slijeda, dugotrajne rasprave ili monolozi. Noćna mora svakog sudionika, ali na kraju krajeva i samog poslovanja. Određivanjem koliko sastanak traje sudionici će se lakše držati određene teme.
Timebox se uvodi prema tipu sastanka i u teoriji je neizostavni dio svake agende. Primjerice, timebox za informativni status sastanak može biti znantno kraći nego za sastanak u obliku radionice ili brainstorminga. Moguće je ići i korak dalje te odrediti timebox za određene cjeline sastanka.
Naravno, timebox je samo početak u stvaranju uspješnog sastanka. Bez moderacije, određivanje trajanja sastanaka najčešće je samo po sebi neuspješno.
3. Odredi ključne uloge za sudionike u sastanku
Svaki sastanak, bez obzira na to čime se firma bavi, sastoji se od različitih uloga sudionika. Najosnovniji oblik svodi se na tri uloge:
Scribe – osoba koja vodi „Meeting Minutes“, odnosno bilješke tijekom sastanka. Ova osoba može ili ne mora biti određena unaprijed te je najčešće jedan od sudionika sastanka. U praksi je ipak da osoba koja je nositelj/voditelj sastanaka i osoba koja je moderator sastanak nikad nije istovremeno i scribe.
Moderator – osoba koja brine o tome da sastanak ide u pravom smjeru, da se poštuje unaprijed određena agenda te vremensko ograničenje sastanka. Moderator može ili ne mora biti ujedno i nosioc sastanka, što će u većini slučajeva ovisiti o broju sudionika na sastanku. Na primjer, sastanak sa malim brojem sudionika najčešće je lakše moderirati, pa tako i nositelj sastanaka može imati funkciju moderatora. Ukoliko je broj sudionika velik, nositelj sastanka najvjerojatnije neće moći obavljati obje funkcije istovremeno. U tom slučaju se određuje zasebni moderator sastanka. U Scrum metodologiji, funkcija moderatora sastanka uvijek pripada Scrum Masteru.
Sudionici – sve osobe koje su nazočne sastanku.
4. Definiraj raspored sastanka (Agenda)
Svatko od nas koji radi u klasičnom uredskom okruženju se sigurno nebrojbeno puta našao u situaciji gdje se na određenom sastanku osjeća nespremno ili kao višak. Razlog tome je što se za veliki broj sastanaka, pogotovo u većim poslovanjima, nerijetko propušta određivanje rasporeda, odnosno agende. Razlozi koji se često spominju kao argumenti protiv određivanja agendi prije samog sastanka su:
- sudionicima je sigurno jasno o čemu se radi iz samog naslova sastanka
- sigurni smo da smo pozvali sve sudionike kojima su teme sastanka značajne
- sastanci se ne mogu uvijek planirati unaprijed, nema dovoljno vremena za pripremanje i definiranje agendi
- ne želimo se organičavati samo na određene teme i diskusije, želimo otvoreni tip sastanka
Naizgled svi navedeni argumenti u većini slučajeva izgledaju logično, ali u stvarnosti donose probleme i gubitak vremena za sve sudionike.
Čemu služi agenda?
Agenda sadrži vrijeme trajanja sastanka, teme sastanka, pitanja na koja je potrebno odgovoriti, a ponekad i imena osoba koje će obraditi neku temu. U praksi, sastavljanje ovakve liste svodi se na svega nekoliko minuta.
Zbog toga je agenda neizostavni dio svakog planiranog sastanka. Agenda se šalje u sklopu email-a koji određuje vrijeme i sudionike sastanka. Unaprijed definirana agenda olakšava svakom sudioniku sastanka prethodnu pripremu za određenu temu.
Ukoliko raspolaže agendom, svaki sudionik može unaprijed znati doprinosi li on uopće sastanku. Važno je naglasiti da doprinos određenom sastanku ne mora biti u aktivnom obliku. Primjerice, možda je za određeni sastanak potrebno prikazati određene informacije i aktivnosti vlastitog rada. S druge strane, sudionik na sastanku može biti i slušatelj koji mora biti informiran o određenoj temi.
Ako se osoba ne pronalazi ni u jednoj od ove dvije stavke, jednostavno neće sudjelovati na sastanku, već će obavijestiti voditelja sastanka o razlozima zašto to nebi imalo smisla. Važno je reći kako se u agilnim metodama stavlja veliki naglasak na izravnu komunikaciju, ali to ne znači da na svakom sastanku prisustvuju sudionici koji od tog nemaju ništa.
Ukoliko je potrebno aktivno sudjelovanje, sudionik može na sastanak doći spreman, s obzirom na to da unaprijed zna koje informacije drugi od njega žele čuti. Ovime se fokusira na samu agendu, vremenski okvir sastanka i štedi vrijeme svakog sudionika.
5. Moderiraj sastanak
Moderacija je jedan od najzanemarivanijih elemenata svakog sastanka. Zbog toga svaka osoba koja teži bolje organiziranom sastanku treba prihvatiti i ovu ulogu kao dio cijele strukture.
Evo nekoliko primjera kako moderirati sastanak:
Kako prekinuti osobu koja previše priča?
Ovakvu osobu poznajemo svi. Glasna, dominantna osoba sa čvrstim mišljenjem o svemu. Za početak, bitno je reći kako ovaj tip zaposlenika nije negativan. Ovakav zaposlenik je zapravo i potreban u svakome timu ili organizaciji. Unatoč tome, ponekad se ovakav tip osobe zanosi, drži glavnu riječ na sastanku i ne daje priliku drugim sudionicima da nešto kažu. Ponekad se nekolicina sudionika sastanka jednostavno zaplete u vlastitu diskusiju, dok većina nestrpljivo čeka nastavak u pravom smjeru.
Prekinuti ovakve osobe nije lako, pogotovo stoga što se većina sudionika osjeća loše reći nešto poput „Dovoljno smo čuli“ ili „Dosta za sad“. Scrum iz ovog razloga uvodi nešto maštovitije načine prekidanja pojedinaca ili tema.
Pojam ELMO skraćenica je od „Enough, let´s move on“. S obzirom na to da je skraćenica jednaka kao i ime popularnog stvorenja iz Sesame Street emisije, brojni timovi koriste ovu riječ kako bi prekinuli diskusiju ili monolog koji je otišao predaleko:
U praksi se ova metoda pokazala kao znatno prihvatljivijim i simpatičnijim načinom prekidanja osobe koja je odmakla predaleko od srži diskusije ili teme. Važno je spomenuti kako ovo nije isključiva dužnost moderatora, već svih sudionika. Moderator je taj koji na početku sastanka podsjeća sudionike na ovaj element te ih potiče da ga koriste ukoliko je potrebno.
Što ako na sastanku svi šute?
Drugi par rukava je pak kada rasprava ne ide ni u jednom smjeru, sudionici su potpuno pasivni i na pitanja se nadovezuje samo neugodna tišina. Prvi korak prema sprječavanju ovakvih situacija je, kao što je gore opisano, određivanje agende prije početka samog sastanka. Ovisno o tipu sastanka, postoje različite tehnike poticanja ljudi na aktivno sudjelovanje. Jedna od ovih tehnika koristi se najčešće u agilnim retrospektivnim sastancima, gdje se sudionike na neki način “zagrijava” za nadolazeće rasprave.
Takvozvani “Warm up” iznimno je popularna metoda koja najčešće ne traje duže od 5 minuta u samom uvodu sastanka. Ova tehnika se najčešće bazira na svojoj jednostavnosti, može ali i ne mora imati ikakve veze sa samom temom sastanka, te olakšava sudionicima, pogotovo onim povućenijim da se oslobode.
Neke od mogućih “Warm up” vježbi su:
– svaki sudionik opisuje u nekoliko riječi kako se osjeća u zadnje vrijeme (može biti općenito ili osnovano na određenoj temi/projektu)
– sudionici se dijele u parove te međusobno razgovaraju o tome što ih muči ili veseli
Konkretniji primjer “Warm up-a” sa agilne retrospektive:
U konačnici, ova se tehnika koristi kao oblik “small talk-a” koji će pomoći pasivnijim sudionicima da se prepuste nadolazećim raspravama. Naravno, ne mora se koristiti u svakom tipu sastanka te najčešće pripada sastancima koji se temelje na samom timu, procesima i međuljudskim odnosima.
6. Objavi protokol završenog sastanka (Meeting Minutes)
Protokol sastanka je skup bilješki zabilježen tokom sastanka. Njegova svrha je dokumentirati sve donesene odluke, ali i provjeriti je li sve zapisano točno.
Scribe, osoba zadužena za vođenje bilješki tokom sastanka, šalje protokol svim sudionicima odmah nakon završetka sastanka. Sudionici trebaju pročitati protokol sastanka i obavjestiti Scribea treba li nešto u zapisu ispraviti. U praksi je pravilo da ukoliko se nitko od sudionika ne javi 1-2 dana nakon poslanih bilješaka, smatra se da su pročitane, provjerene i točne.
Bilješke ne sadrže samo teme i informacije sa sastanka, već i nadolazeće aktivnosti i zadatke koje je potrebno ispuniti. Svaka aktivnost mora imati zaduženu osobu, rok provedbe te kratki opis.
Primjerice, nadolazeće aktivnosti koje su rezultat određenog sastanka mogu izgledati ovako:
Važno je naglasiti da protokol ne služi tome da kontrolira tim ili zaposlenike. Naprotiv, njegova svrha je da osigura transparentnost informacija, dogovora i odluka. Uz to služi i kao podsjetnik o svemu što se možda s vremenom zaboravilo.
Koji savjet će ti najviše koristiti? Slobodno komentiraj!
