Kako voditi tim? Pretvori grupu zaposlenika u učinkoviti tim na ovih 6 načina

Svakog voditelja mori pitanje kako voditi tim. Počevši od toga što povezuje grupu zaposlenih pa do toga što zapravo tim razlikuje od obične skupine kolega? Istražila sam ovu temu i evo što sam našla.

Tim je skupina zaposlenika koja ima zajedničku odgovornost za rezultate svog rada. Osim toga, ljudi u timu imaju točno definirane uloge. U suprotnosti s tim, u običnoj grupi zaposlenika svatko je odgovoran sam za svoje rezultate i nema nikakvu posebnu ulogu u grupi.

Grupu zaposlenika koja radi zajedno često zovemo timom jer to zvuči bolje. No, takve skupine kolega često ostaju zbunjeno sjediti nad svojim zadacima jer nemaju pojma tko zapravo treba što napraviti. 

Tim je skupina zaposlenika koja ima zajedničku odgovornost za rezultate svog rada. Osim toga, ljudi u timu imaju točno definirane uloge.

Kako pretvoriti grupu u tim?

1. Pojačaj međuovisnost članova tima

Primjer: skupina djelatnika radi privlačenje i selekciju novih zaposlenika (recruiting, acquisition). Svaki od njih je pojedinačno odgovoran za to koliko je novih djelatnika pronašao i koliko ih se zaposlilo. Također su pojedinačno odgovorni i za to koliko im je kandidata ostvarilo punu radnu uspješnost i ostalo u poduzeću.

Možeš, primjerice, početi pratiti rezultate na razini tima, a ne za svakog zaposlenika zasebno. Ne mora to biti promjena preko noći, već ju možeš uvoditi postupno. Također ju možeš i kombinirati i pratiti rezultate i tima i pojedinaca. Naravno, to je promjena koja zahtjeva jasnu komunikaciju i treba vremena da se usustavi, ali olakšava voditi tim.

U skladu s tim, možeš prilagoditi i nagrađivanje. Nagrađivanje djelatnika ovisi o samoj politici poduzeća i odjela i važno je ne odstupati drastično od već usustavljenih pravila. Možeš pokušati utjecati na:

• Varijabilni dio plaće – nagraditi tim jednako za zajednički uspjeh
• Benefite –  na razini tima, npr. zajednička aktivnost na poklon

Minus: ovakvo praćenje i nagrađivanje zaposlenika može dovesti do osjećaja nepravde na poslu.

2. Podigni razinu zadataka s rutinskih na složene 

Jedna od karakteristika timova je rad na složenim zadacima  koji su međuovisni. Zadaj im zadatke koji se međusobno nadopunjuju i nadovezuju. Kroz nekoliko mjeseci, tim će biti agilniji i fleksibilniji.

Rutinski i jednostavni zadaci ne podrazumijevaju mnogo timskog rada. Naprotiv, većinom ih zaposlenici odrađuju samostalno i pritom ne komuniciraju s ostalima.

Primjer rutinskog posla je, primjerice, administracija. To su poslovi za koje ne treba mnogo kreativnosti, a zaposlenici ih najčešće mogu obavljati sami.

Složeni zadatak je, primjerice, uz administraciju uključiti djelatnike i u neki projekt. Sam sadržaj projekta ovisi, naravno, o vrsti posla i potrebama poduzeća, ali rad na projektnim zadacima koji su složeni uvelike omogućava međuovisnost članova tima.

Minus: ako zaposlenici mogu ili smiju raditi samo rutinske i jednostavne zadatke, cijela muka oko formiranja tima nema smisla. Tada je bolje da djelatnici ostanu samo na razini članova grupe.

3. Uključi djelatnike i u dugoročne ciljeve

Kratkoročni ciljevi ne inspiriraju jednako kao cjelovita, šira slika. Uključenost u dugoročne ciljeve daje skupini zaposlenika viši cilj, odnosno razlog i motivaciju da budu dio nečega većeg od poslovne svakodnevice.

Ciljeve najlakše možete definirati pomoću S.M.A.R.T. metode. Ciljevi moraju biti specifični, mjerljivi, dostižni, realistični i vremenski određeni. Ako već imaš određene ciljeve, djelatnike uključi i u one dugoročne. Ovako formulirani ciljevi pomažu voditi tim.

Primjer dugoročnog cilja može biti, primjerice, stvaranje dugoročne i kvalitetne veze s vanjskim dobavljačima ili klijentima. To znači da neće samo menadžer odjela sudjelovati u kreiranju dugotrajnih dobrih odnosa s vanjskim dionicima, već da će se u to uključivati i članovi tima. Na taj će način svi članovi tima dobiti osjećaj važnosti i smislenosti njihovih svakodnevnih zadataka.

Minusi: voditelj mora dobro iskomunicirati što se točno očekuje od djelatnika. Može se, primjerice, dogoditi da zaposlenici shvate da su aktivno uključeni u donošenje nekih odluka koje poduzeće ipak želi zadržati za sebe. Na taj način može doći do zabuna koje je dobro spriječiti u početku jasnom komunikacijom.

4. Napravi rotaciju posla

Jedan od načina stvaranja timske kohezije je rotacija posla. Ovo je visoko složena akcija koju je moguće provesti samo u nekim odjelima ili projektima, ali pomaže voditi tim.

Djelatnici bi u ovoj aktivnosti trebali povremeno preuzeti radne zadatke svojih kolega i odraditi ih od početka do kraja. Na taj način djelatnici spoznaju širu sliku svojih radnih mjesta i upoznaju se s izazovima drugih projekata. 

Primjerice, ukoliko su djelatnici odjela kontrolinga odgovorni za kontrolu specifičnih odjela, oni možda ne znaju što točno rade njihovi kolege. No, ukoliko tu i tamo zamijene mjesta i upoznaju se sa zadacima svojih kolega, moći će im i lakše uskočiti u pomoć ili pokriti nečije bolovanje. Osim toga, time se jača timski duh među zaposlenicima.

Možda će zaposlenici imati i nekoliko prijedloga za poboljšanje koje će iznijeti svojim kolegama. Postat će fleksibilniji te će ovakav redizajn zadataka biti posebice koristan u vrijeme korištenja godišnjih odmora ili u slučaju bolovanja. Također, svatko se može poistovijetiti s ulogom svog kolege, što doprinosi razumijevanju između članova tima.

Minus: ova aktivnost zahtjeva mnogo vremena i vještine za provedbu.

Ako ti ne odgovara nijedan od ovih prijedloga, možda ti “tim” u punom smislu riječi zapravo i ne treba. I to je sasvim u redu.

5. Stavi naglasak na komunikaciju

U timskom radu naglasak je na nesmetanoj komunikaciji, a pritom je individualna samostalnost manje važna. Njegujte ekstrovertiranost, komunikaciju i otvorenost prema drugima!

Komunikacija je širok pojam, ali najčešće podrazumijeva nekoliko segmenata. Prvenstveno je važno poticati asertivni način komunikacije (o kojem će uskoro biti riječ u jednom intervjuu). Važno je adresirati agresivni i pasivno-agresivni način ponašanja i komunikacije u timu te ga definirati i proglasiti nepoželjnim.

Komunikaciju je potrebno održavati i putem efikasnih sastanaka. Nitko ne voli nepotrebni gubitak vremena na sastancima, a agilne metode imaju odlična rješenja po tom pitanju.

Za kraj, važno je i upravljati sukobima koji se u timu neminovno događaju. Preporučam Gordonov princip rješavanja konflikata, a uskoro će i na ovoj stranici biti riječi o ovoj temi.

6. Definiraj uloge u timu

Ono što razlikuje nasumično ubačene pojedince od tima je i njihova uloga. Vodeća autorica na temu različitih uloga u timu je dr. Meridith Belbin. Naravno, ne mora svaki tim imati točno takve uloge. Jedna osoba može imati i više uloga, a neke uloge mogu se i izostaviti. Uz određene uloge, bit će lakše voditi tim.

• Pokretač (Plant) rješava složene probleme na nekonvencionalan način. Kreativan je i slobodouman.
• Istraživač (Resource Investigator) istražuje mogućnosti i razvija kontakte. Komunikativan je i entuzijastičan.
• Koordinator (Co-ordinator) usmjerava timu pažnju na ciljeve, razjašnjava svrhu, otkriva talente i dodijeljuje radne zadatke. Zreo je, samopouzdan
• Dizajner (Shaper) – postavlja izazove i potiče na preskakanje prepreka. Dinamičan je i sposoban raditi pod pritiskom.
• Promatrač (Monitor Evaluator) zamjećuje sve mogućnosti i procjenjuje koja je najbolja. Racionalan je, izbirljiv i ima oko za logiku.
• Timski igrač (Teamworker) je kooperativan, empatičan i diplomat. Aktivno sluša i nastoji spriječiti sukobe.
• Provoditelj (Implementer) je praktičan, pouzdan i učinkovit. Izrađuje strategiju, pretvara ideje u akcije i organizira obavljanje zadatka na najučinkovitiji način.
• Finalizator (Completer Finisher) traži pogreške, polira i usavršava rad. Strpljiv je i savjestan.
• Specijalist (Specialist) donosi dubinsko specijalističko znanje o temi projekta. Samostalan je i posvećen temi.

Hrvatske nazive i opise pronašla sam u knjizi Koraci uspješnog organiziranja.  

Dakako, ovo je samo prijedlog. U svoj tim možeš, primjerice, ubaciti i ulogu dizajnera u smislu grafičkog dizajnera koji će sve podatke uobličiti. Također možeš i pojednostaviti uloge: Koordinator, dizajner, istraživač i finalizator. 

Ista osoba može na različitim projektima imati drugačiju ulogu. To znači da se slobodno možeš poigrati s ulogama. Ionako je najvažnije da članovi tima znaju tko je za što zadužen.

Ako ti ne odgovara nijedan od ovih prijedloga, možda ti tim u punom smislu riječi –  zapravo i ne treba. I to je sasvim u redu.

Što znanost kaže o timu i grupi?

Tim ili grupa su kolektivni oblici rada. Takvi oblici rada postaju sve češćom formom oblikovanja posla. Razlog tome je što sve manje radnih mjesta može biti potpuno neovisno o drugima. To znači da se odgovornosti za određenu uslugu ili proizvod sve češće preklapaju.

Grupa je skupina pojedinaca koji uglavnom individualno ostvaruju ciljeve i odgovorni su sami za svoj rad i za svoje postupke (Hernaus, 2012.). Suprotno od toga, ljudi u timu ispunjavaju zajedničke ciljeve te se smatraju uzajamno odgovornima (Katzenbach, Smith, 1993.).

Kod grupe koja još nije tim, voditelj ili menadžer grupe uglavnom preuzima odgovornost za pojedinačne uspjehe i neuspjehe članova svog tima. U skladu s tim, u običnoj grupi se cijeni samostalnost djelatnika, a komunikacija između njih često nailazi na prepreke. Za razliku od toga, komunikacija u timu je brza, fluidna i podrazumijeva puno povjerenje članova.

Voliš li ti više raditi u timu ili više voliš sam/a biti odgovoran/na za svoj rad? Podijeli svoje iskustvo u komentarima! 

Knjiga koja je inspirirala ovaj tekst: Koraci uspješnog organiziranja.  

• LinkedIn